as

Web to PDF on iOS

After experiencing the limitations of PDF usage with iBooks on iOS (“Weaknesses of iOS: Annotating in iBooks”), I tried to save a web page as PDF using other apps on iOS. This is what happened:

– I used the ‘Web to PDF’ action in iCab browser. The app chosen as destination was Goodreader, which couldn’t open the newly created file.
– On Safari, I tried using the ‘Save to Dropbox’ button in the Sharing menu, but the PDF created was not paginated and not well finished.
– On Safari again, I triggered the ‘Make PDF’ action extension from Workflow (available in its gallery) after tapping on the Run Workflow button in the Sharing menu. It ended up well, but was the slowest thing I ever did on the iPad.

We sometimes forget how young and green the mobile technology is.

as

PDF management across devices

I’ve recently talked about PDF workflows in this threat, where someone asked for feedback about using Papers 3 and Devon Think Pro. I cannot bring up anything about Devon Think, which I haven’t used, but someone did, and it turns out both applications complement each other satisfactorily.

I’ve already reviewed Papers 3 here (in Catalan). I commented on my experience with it and explained why I dropped it. Needless to say, my personal experience is nothing more than a single testimony. Anyway, I kept looking for a solution I can adopt and it turns out I may have found it. It’s called EagleFiler and I plan to use it in conjunction with Goodreader, that is to say, I will place my libraries in the Goodreader folder in iCloud Drive, so that I can access all the documents stored in them from every Apple device.

EagleFiler-finestra

Prior to any other consideration, there’s the issue with iCloud Drive and some folders not showing up in it, which is something that happened to me. The solution has been to completely sign out from iCloud (only in the main machine, in my case), then restarting the computer and eventually signing in again. Once the Goodreader folder on place, trying EagleFiler has proven to be easy. The big inconvenience is that the main Photos library has to be uploaded to the cloud from scratch.

With EagleFiler, I can create different libraries. In Goodreader on the iPad, I see those libraries on the iCloud folder. The iCloud syncing process isn’t fast, not even close. However, as iCloud Drive files get backed up on the iMac and the MacBook Pro, I feel save. Moreover, with a €0.99 cents fee per month, I can store up to 50GB in it. EagleFiler picks the PDF metadata and Finder tags already assigned to files. Consequently, the best practice is to apply tags to files and fill in the PDF metadata (I use PDFpen for that) prior to adding any file to the EagleFiler library of choice.

One of the most valuable features of EagleFiler, in my humble opinion, is that its libraries are an open format. In order to guarantee data integrity, documents are not processed. They are stored as-is. That’s exactly what I needed. In general, EagleFiler’s interface and the integration with Goodreader may not make the ideal environment to most people. To me, they do.

Summing up, I encourage anyone in need of a good workflow to deal with PDFs to look at these two applications. Give them a try. Why not?

as

L’eina és el sistema operatiu

Ho he vist clar un cop acabada la prova de Papers 3 de Mekentosj. Estava buscant una aplicació de gestió de documents en PDF per anar més enllà de la simple organització a Dropbox i OneDrive, i semblava que aquesta podia omplir el forat.

A favor de Papers 3 hi ha el fet que tingui una aplicació germana per a l’iPad i l’iPhone. La sincronització de la biblioteca sobre la qual funciona l’aplicació es fa mitjançant Dropbox, i no hi ha cap inconvenient per obrir-la en OS X mitjançant el sistema de fer-hi clic amb el botó dret i seleccionar l’opció Mostrar el contingut del paquet. Com a bon gestor que és, permet fer col·leccions de documents i assignar-hi paraules clau.

En contraposició a aquesta usabilitat, les pegues han sigut que els destacats del text que havia fet en el document de prova no s’han conservat quan l’he obert amb PDFpen i Previsualització, i en Papers 3 tampoc he pogut afegir cap marcador a una pàgina.

Un cop descartada Papers 3, he valorat l’ús de PDFpen Pro —també té aplicació germana per a l’iPad— i la seva sincronització mitjançant iCloud, però té un funcionament lent i la reservo solament per als moments en què necessito fer una passada de l’OCR o alguna altra operació més específica.

Tampoc cobreix les necessitats l’aplicació pròpia d’Apple per a documents electrònics, iBooks. La seva integració entre escriptori i dispositiu mòbil ens aniria als usuaris com l’anell al dit, si no fos que l’organització dels documents hi seria gairebé impossible i que l’única cosa que es pot fer en un PDF en iBooks és afegir marcadors a les pàgines.

(Exemple de recursos per anotar PDFs: notes, caixes de text, formes com fletxes i requadres i fragments de text destacats.)

Perquè això és el que fa falta a l’hora de manipular PDFs, més enllà d’organitzar els documents: posar marcadors en pàgines, destacar fragments de text i inserir comentaris, caixes de text i formes com fletxes o rectangles. Tot això es fa d’una manera molt còmoda en Previsualització a l’ordinador, i Previsualització té una carpeta pròpia a iCloud Drive. El que no té, misteriosament —ho havíem comentat anteriorment, en català i anglès—, és una aplicació anàloga en iOS.

És cert que les tasques de manipulació de PDFs en iOS es poden fer en unes quantes aplicacions contrastades, com Goodreader i Documents 5, però utilitzar-les significaria confiar totalment en iCloud per a la gestió de fitxers, que no és la cosa més recomanable i còmoda ara mateix.

(Botons de les eines d’anotació de PDFs en Previsualització d’Apple, OS X.)

I així arribem al cap del carrer: la manipulació de PDFs s’hauria de poder fer en una aplicació nativa en el sistema operatiu, igual en iOS com ja la podem fer en OS X. Alternativament, una aplicació d’organització de fitxers hauria de proporcionar les funcionalitats de manipulació de PDFs pròpies del sistema operatiu, no unes de pròpies que no siguin compatibles amb les de Previsualització.

Certes funcionalitats, com aquestes que comentem, esdevenen realment pràctiques quan les proporciona el sistema operatiu. I en el cas d’Apple, n’hi ha dos, OS X i iOS. Papers 3 esdevindria una eina fenomenal si proporcionés la manipulació de PDFs en l’aplicació d’escriptori i la posés a disposició dels usuaris en l’aplicació de dispositius mòbils. En resum, en l’entorn Apple en general i en l’àmbit de l’ús de PDFs en concret, hi ha marge per millorar.